○佐呂間町電子文書送受信等取扱要領
平成15年10月31日
訓令第10号
佐呂間町電子文書送受信等取扱要領
(趣旨)
第1条 この要領は、佐呂間町処務規程(昭和31年訓令第1号。以下、「処務規程」という。)及び佐呂間町文書管理規程(平成13年訓令第5号)に定めるもののほか、国又は地方公共団体間等における電子文書の送受信等について必要な事項を定めるものとする。
(1) 電磁的記録 電気的方式、磁気的方式その他、人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(2) 電子文書交換システム 総合行政ネットワーク(以下、「LGWAN」という。)における電子文書交換を行う仕組みをいう。
(3) 文書管理システム 電磁的記録の収受、保存、決裁処理等一連の文書事務の処理を電子的に行うことができる仕組みをいう。
(4) 情報システム 業務系の電子計算機(業務系におけるネットワーク、ハードウエア及びソフトウエア)及び記録媒体で構成され、処理を行う仕組みをいう。
(5) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該情報について、改変が行われていないかどうかを認識することができるものであること。
(6) 電子認証 通信の相手が本人かどうか、通信内容に改ざんがないか、文書が正当であるかどうかを保証するための本人確認認証機能、メッセージ認証機能、電子署名認証機能の総称をいう。
(7) 電子証明書 公開鍵暗号方式による電子認証のための証明書をいう。
(8) 総合行政ネットワーク文書(以下、「LGWAN文書」という。) LGWANの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(認証)
第3条 真正性、原本性を厳密に確保すべき電磁的記録を送受信する場合は、地方公共団体組織認証基盤等の信頼できる電子認証機関による電子認証を行う。電子認証には、電子署名及び電子証明書を用いる。
(取扱区分)
第4条 電気通信回線による電磁的記録の送受信は下記の区分により行う。ただし、総務課長が適切と認めたものについてはこの限りでない。
(1) 国や他の地方公共団体間との公文書の送受信に係るもの
電子文書交換システム
(2) 国や他の地方公共団体間以外との公文書の送受信に係るもので、当該電磁的記録の真正性、原本性等を厳密に確保すべきもの
電子文書交換システムもしくは公開鍵暗号方式により暗号化され、かつ適切な電子認証を経た電子メール等
(3) 前号以外のもの
電子メール
(秘密鍵記録媒体の管理)
第5条 電子文書交換システムにおいて用いる秘密鍵記録媒体(以下、「ICカード」という。)は、総務課長が管理する。
(電子文書取扱主任)
第6条 LGWAN文書の受信及び送信に関する事務に従事させるため電子文書取扱主任を指定する。
2 電子文書取扱主任は、総務課総務係長をもって充てる。
(受信)
第7条 電子文書交換システムにより受信された電磁的記録は、電子文書取扱主任が所定のICカードを用いて収受し、当該システムにおいて定められた次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信したLGWAN文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信したLGWAN文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受信通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を速やかに紙に出力するとともに、「LGWAN文書」と記された印を押すこと。
2 文書主管課長は、前項第3号の規定により出力を行った文書を、当該文書に係る事務を所掌する主務課に配布する。
3 主務課長は、前項の規定により配布を受けた当該文書を、処務規程の規定により処理する。
第8条 電子メールにより受信された電磁的記録は、宛先に指定された者が電子的に収受しその後所定の手続きにより処理する。
(電磁的記録の信頼性)
第9条 電子文書交換システムにより送受信された電磁的記録など、第3条に定める適切な電子認証を経た電磁的記録は、その真正性、原本性が確保されたものとみなす。
(記号及び番号等)
第10条 電磁的記録に付す記号及び番号、書式等は、電子文書交換システム等で定められたものがある場合は、その様式等を使用する。
(収受日)
第11条 電気通信回線により送信された電磁的記録の収受日は、他の法令に特段の定めがある場合を除き、原則として受信側がアクセスできるシステムに入った日とする。ただし、正規の勤務時間外に送信されたもので軽易なものについては、翌勤務日に収受することができる。
(受信状況の確認)
第12条 電子文書取扱主任は、定期的に電気通信回線による電磁的記録の受信状況を確認しなければならない。
(処理)
第13条 電磁的記録の収受及び閲覧、起案、回議書作成、合議等は、決裁権限等が適切に管理された文書管理システムを用いて行うことができる。
(電子署名)
第14条 電子文書交換システムを利用した電磁的記録の送信及びその真正性・原本性を確保すべき電磁的記録を電気通信回線により送信する場合は、適正に登録、管理された電子署名を付すことで公印の押印に代えることができる。
2 LGWANの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。
3 前項の電子署名を付与するために必要なICカード等の発行については、別に定める。
(起案)
第15条 電気通信回線により発信する電磁的記録の起案にあたっては、起案用紙を用いる場合は「電子文書交換システム施行」又は「電子メール施行」等と表示する等電子的に送受信を行うものであることを明示する。
(送信)
第16条 主務課において、電子文書交換システムによる電磁的記録の送信を行う場合には、起案、決裁後に、電子文書取扱主任に対し、当該文書の送信依頼を行う。
2 電子文書交換システムによる電磁的記録の送信は、電子文書取扱主任が所定のICカードを用いて電子署名の埋め込み及び電子証明書の添付等、当該システムにおいて定められた処理を行った後、電子的に行う。なお、あらかじめ設定された文書型定義の要素以外の「別添」や「参考資料」等については、添付ファイルとして送信する。
3 前項以外の電子メールによる電磁的記録の送信は、主務課の事務担当者において行う。
(発信日)
第17条 電気通信回線により送信する電磁的記録の施行日(発信日)は、実際に当該電磁的記録を発信した日とする。
(電磁的記録の保存管理)
第18条 送受信された電磁的記録は、主務課において適切に管理する。
なお、保存にあたっては原本であるか写しであるかを明確にしておかなければならない。
(文書廃棄の方法)
第19条 廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、関係職員の立合のもとに裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。
(電子メールの利用)
第20条 公印の押印を省略できる文書については、LGWANの電子メール機能を用いた電子メール及び契約によりプロバイダーの提供する回線を利用したインターネット等で運用される一般の電子メール等を利用することができる。
(その他)
第21条 この要領に定めのない事項については、総務課長が別に定める。
附則
この要領は、平成15年11月1日から施行する。