○佐呂間町文書管理規程
平成13年4月18日
訓令第5号
佐呂間町文書管理規程
(目的)
第1条 この規程は、行政文書の管理保管について、基本的な事項を定めることにより、文書の保管及び保存を円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
第2条 佐呂間町処務規程(昭和31年訓令第1号)第42条(文書の編さんと保存)については、他に定めるもののほかこの規程によるものとする。
(1) 文書の保管 当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(2) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(3) 置換え 事務室内に収納している文書を書庫等事務室以外に保存するために移動することをいう。
第4条 文書は、常に整然と分類して編さんし、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 整理分類は、別表1に定める文書保存分類表により行う。
3 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持ち出すことができるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
第5条 文書の保管は、主管課において行うものとする。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長が他の保管方法によることが適当と認めるときは、この限りでない。
2 保管期間は文書を処理した年度及びその翌年度とする。
第6条 主管課長は、毎年4月1日までに当該保存対象文書を保存分類ごとに文書保存目録(別記第3号様式)を作成し、別に定める日までに総務課長に提出しなければならない。ただし、出納に係る文書については、毎年6月1日までに文書目録を作成するものとする。
2 主管課長は、法令等により定められた簿冊その他の文書で保存することができないものについても、文書保存目録を作成し、総務課長に提出しなければならない。
第7条 総務課長は、前条の規定により提出された保存目録について、その記載事項の適否を精査する。
第8条 保管期間を経過した文書については、保存分類項目毎に簿冊とし、総務課長の指示する書庫等に置換えるものとする。
3 常時使用する文書は、置換えを行わないことができる。
第9条 総務課長は、前条により保存された文書について、文書保存目録により調査することができる。
第10条 機密文書の保存については、第8条の規定によらないことができる。
第11条 文書の保存年限は、別表1に定める文書保存分類表によるものとする。
第12条 文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。
第1類 永久保存
第2類 10年保存
第3類 5年保存
第4類 1年保存
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限はそれぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
第13条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、主管課にて保管する期間も保存期間に含めるものとする。
第14条 総務課長は、文書保存目録により保存期間が経過した文書について町長の決裁を経て廃棄決定を行い、主管課長は当該文書を廃棄するものとする。
2 主管課長は、保存期間が経過する以前の文書において、保管し又は保存する必要のなくなったと認める文書については、総務課長との協議後、町長の決裁を経て廃棄することができる。ただし、保存期間1年の文書については、総務課長との協議及び町長の決裁を要しない。
3 前2項の規定により文書を廃棄する場合、個人のプライバシーが記載されている文書又は機密の文書及び悪用されるおそれのある文書については、関係職員立会のもとに焼却、溶融、裁断等の処置をとらなければならない。
附則
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行し、平成13年4月1日から適用する。
(文書の編さん並びに保存規程の廃止)
2 文書の編さん並びに保存規程(昭和34年訓令第1号)は、廃止する。
(経過措置)
3 前項の規定による廃止前の文書の編さん並びに保存規程により編さん、保存された文書についても、佐呂間町文書管理規程を適用する。
附則(平成14年3月18日訓令第4号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成15年5月13日訓令第2号)
この規程は、平成15年4月1日から適用する。
附則(平成16年3月15日訓令第3号)
(施行期日)
1 この規程は、平成16年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の佐呂間町文書管理規程により編さん及び保存された文書については、なお従前による。
附則(平成18年3月23日訓令第9号)
(施行期日)
1 この規程は、平成18年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の佐呂間町文書管理規程により編さん及び保存された文書については、なお従前による。
附則(平成19年2月1日訓令第1号)
この規則は、平成19年2月1日から施行する。
附則(平成20年3月18日訓令第1号)
(施行期日)
1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の佐呂間町文書管理規程により編さん及び保存された文書については、なお従前による。
附則(平成20年3月28日訓令第3号)
(施行期日)
1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の佐呂間町文書管理規程により編さん及び保存された文書については、なお従前による。
附則(平成24年3月8日訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月26日規程第20号)
(施行期日)
1 この規程は、平成25年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の佐呂間町文書管理規程により編さん及び保存された文書については、なお従前による。
附則(平成26年3月3日訓令第1号)
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の佐呂間町文書管理規程により編さん及び保存された文書については、なお従前による。
附則(平成27年3月27日訓令第4号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年6月11日訓令第7号)
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の佐呂間町文書管理規程により編さん及び保存された文書については、なお従前による。
附則(平成30年4月1日訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の佐呂間町文書管理規程により編さん及び保存された文書については、なお従前による。
附則(令和4年4月1日訓令第5号)
この訓令は、公布の日から施行する。
